Kluczem do jak największego zainteresowania odbiorców jest nie tylko temat webinaru, lecz także czas, w którym odbywa się wydarzenie. Istnieje kilka ogólnych wskazówek pozwalających zmaksymalizować liczbę rejestracji. O jakich wytycznych mowa? Czy lepiej przeprowadzić webinar w poniedziałek, czy w środę? I dlaczego?
Z webinarami jest tak samo, jak ze stacjonarnymi konferencjami lub wykładami – powinny mieć swój czas. Jeżeli planujecie webinar, weźcie pod uwagę grupę docelową. Nieco inna pora na przeprowadzenie spotkania online będzie dobra wtedy, gdy chcecie dotrzeć do osób zainteresowanych rozszerzaniem diety niemowlaka, a inna wtedy, gdy zależy Wam na uczestnictwie pracowników korporacji odpowiedzialnych za prowadzenie profili w social mediach. Na razie odłóżmy na bok potencjalnych klientów – młode mamy – którzy mają kupić kurs lub informator, a skupmy się na tej ostatniej grupie i jej podobnych.
Poniedziałek, środa, a może piątek?
Z doświadczenia wiemy, że najwięcej rejestracji pojawia się na webinarach odbywających się w środku tygodnia. Najlepiej zaplanować wydarzenie na wtorek, środę lub czwartek. Dlaczego? Ponieważ w poniedziałek wszyscy dopiero wchodzą w nowy tydzień i często mają nawał pracy po weekendzie, a w piątek skupiają się już na nadchodzących wolnych dniach. Poniedziałki i piątki to również chętnie brane dni wolne.
Uwaga – trzeba jednocześnie pamiętać o dużej konkurencji w tych popularnych webinarowo dniach. W końcu nie tylko Ty wiesz, które dni tygodnia najlepiej się sprzedają.
Dlaczego akurat 11 lub 14?
Ważna jest także godzina wydarzenia. Najchętniej, nawet jeśli dostępnych będzie kilka przedziałów godzinowych, potencjalni uczestnicy wybiorą 11.00 lub 14.00. To czas, kiedy wszyscy skupiają się na swoich obowiązkach – a dla niektórych takim obowiązkiem jest również uczestnictwo w webinarze w ramach poszerzania swojej wiedzy. Nie warto planować spotkania z samego rana, bo ludzie zaczynają pracę o różnych godzinach, w czasie przerwy obiadowej ani pod koniec dnia, gdy już coraz trudniej się skupić na przekazywanych informacjach. Jeśli wydarzenie jest kierowane do osób przebywających w różnych strefach czasowych, to także należy uwzględnić.
Ile powinien trwać webinar?
W planowaniu zawsze zakłada się czas trwania webinaru. Wiecie, że wydarzenia trwające około 60 minut cieszą się nawet dwa razy większym zainteresowaniem niż te 30-minutowe? Wbrew pozorom długość ma tu znaczenie i wcale nie chodzi o to, żeby maksymalnie skondensować informacje tak, aby zmieścić się w jak najkrótszym czasie. Część ludzi pewnie myśli, że podczas krótkiego webinaru nie da się przekazać całej wiedzy na dany temat – i ma rację.
Kiedy zapraszać na wydarzenie?
Pozostaje jeszcze kwestia wysyłania zaproszeń na webinary. Tu także istotny jest czas. Jeżeli mail z informacją i zaproszeniem do rejestracji trafi do potencjalnych uczestników w piątek wieczorem albo w poniedziałek rano, istnieje bardzo duża szansa, że zostanie zignorowany. Najwięcej rejestracji pozyskuje się z mailingów wysłanych we wtorek rano, w godzinach rozpoczęcia pracy, czyli o 9.00 lub 10.00. Wówczas najchętniej czyta się wiadomości i reaguje na nie.
Nagrania do późniejszego odtworzenia
Na koniec wskazówka – jeżeli planujecie wydarzenie, pomyślcie o nagraniu tego, co będzie się działo. Niektórzy zapisują się na webinary, ale z różnych powodów ostatecznie nie mogą w nich uczestniczyć, dlatego liczą na to, że uda im się później skorzystać z dostępnych materiałów. To taki ukłon w stronę tych, którzy się zarejestrują. Na pewno ten krok zostanie odczytany jako element profesjonalizmu firmy prowadzącej wydarzenie i pozytywnie zapamiętany, co może mieć znaczenie szczególnie wtedy, gdy planujecie przeprowadzać kolejne webinary w przyszłości.