Czy to zdalna narada zespołu, czy rekrutacja przez internet, czy webinar – bez względu na to, o jakiej formie spotkania online mowa, uczestników obowiązuje kilka ogólnych zasad etykiety. W dzisiejszych czasach, kiedy coraz więcej ludzi pracuje zdalnie, trzeba je znać, aby nie popełnić faux pas. O jakich zasadach mowa?
Pracowników działających poza biurem stale przybywa. Z jednej strony to efekt globalizacji, powszechnego dostępu do internetu, kontaktów z przedsiębiorstwami z różnych stron świata i możliwości korzystania z nowoczesnych rozwiązań. Z drugiej, od pewnego czasu, jest to spowodowane pandemią koronawirusa, która zmusiła firmy do wytworzenia systemu pracy zdalnej. Wirtualne spotkania dla wielu stały się codziennością. Jaka ogólna etykieta obowiązuje podczas takich zebrań?
Postaw na odpowiednie ubranie
Zacznijmy od początku, czyli od ubrania. Jeżeli w biurze zwyczajem było noszenie formalnych strojów – koszuli, garnituru czy eleganckich sukienek, po przeniesieniu na pracę zdalną nie powinno się dołączać do telekonferencji w rozciągniętym dresie albo piżamie. Chyba, że umawiacie się na spotkanie bez wizji. Jeśli jednak współpracownicy mają Cię widzieć, poświęć chwilę na założenie czystej koszuli i uczesanie włosów. To zajmuje niewiele czasu, a powoduje, że wygląda się profesjonalnie.
Nie klikaj, tylko pisz
A co z pisaniem na klawiaturze? W sytuacji, gdy korzysta się z mikrofonu wbudowanego w laptopa, lepiej sięgnąć po kartkę papieru i długopis. Dlaczego? Ponieważ zazwyczaj ten zintegrowany mikrofon znajduje się tuż przy klawiaturze i dźwięk klawiszy może rozpraszać rozmówców, a nawet zagłuszać niektóre wypowiedzi. Jeśli nie chcesz pisać ręcznie, bo uważasz to za stratę czasu, postaw na dobrej jakości mikrofon zewnętrzny albo cały headset ze słuchawkami. W ten sposób unikniesz problemu z dźwiękiem.
Wycisz się
Dobrym sposobem jest również wyciszanie się na czas wypowiedzi innych uczestników. Warto kierować się prostą zasadą – nie mówisz, wycisz mikrofon. W ten sposób współpracownicy nie słyszą pustego szumu ani odgłosów z Twojego otoczenia, które mogłyby im przeszkadzać. Lepiej, żeby skupili się na wypowiedziach innych niż na głośnym szczekaniu Twojego psa.
A można głośniej?
Jeśli jesteśmy przy wypowiedziach, pamiętaj, żeby mówić głośno i wyraźnie. Na początek zawsze po dołączeniu do spotkania przywitaj się, tylko uważaj i nie przerwij komuś w połowie zdania – brak zwykłego „cześć” czy „dzień dobry” wygląda dość lekceważąco. W sytuacji, gdy spotkanie przeznaczone jest dla kilku osób i zdanie każdej z nich będzie ważne, nie bój się odpowiadać na pytania. Nawet jeśli nie lubisz swojego głosu, nie skupiaj się na tym, tylko na treści, którą chcesz przekazać.
Obejrzyj się za siebie
Nie zapominaj o otoczeniu – w tle nie powinno być widać łóżka (bez względu na to, czy jest pościelone, czy nie), sterty brudnych ubrań, dziecięcych zabawek ani innego bałaganu. Wszystko, co znajdzie się za Tobą, będzie stanowiło element rozpraszający współrozmówców. Tu działa zasada im mniej, tym lepiej, dlatego najkorzystniej pokazywać się na tle pustej ściany. Zadbaj również o oświetlenie chyba, że celowo chcesz się schować… Jeśli nie, zapal światło albo usiądź blisko okna.
Bądź obecny!
A propos chowania – bardzo nieprofesjonalne jest znikanie z wizji chyba, że masz ku temu naprawdę ważny powód. W trakcie spotkań online nie powinno się również przeglądać niczego na telefonie, sprawdzać poczty albo odpisywać na wiadomości. Skup się na tym, co dzieje się tu i teraz. W końcu to ma wnieść coś do Twojej pracy.
To nie jest dobra pora na jedzenie
Na koniec jeszcze coś oczywistego, co niektórym umyka. Rozmowa online nie jest najlepszym momentem na posiłek. Wyobraź sobie taką sytuację: Twój współpracownik podczas spotkania je kanapkę i brudzi się sosem albo głośno chrupie chipsy. Nie dość, że wygląda nieprofesjonalnie to dodatkowo przeszkadza pozostałym. Łyk kawy lub wody jest dopuszczalny, głośne przeżuwanie i kruszenie już niekoniecznie. Lepiej zjeść coś tuż przed albo postarać się wytrzymać do końca telekonferencji.